Un « doc event » digitalisé au service des organisateurs d’événements

18 mars 2022

Dans le cadre de la transition numérique initiée en début de législature, la Ville de Charleroi a acquis la solution IA.Téléservice de l’intercommunale Imio. Celle-ci consiste en un guichet citoyen multimodal, conçu pour augmenter l’offre de services numériques communaux, améliorer le service aux citoyens et simplifier le travail des agents. Le premier document important digitalisé dans ce cadre est le « doc event » de la Ville de Charleroi.

 

Stratégie de développement numérique de la Ville de Charleroi

La Ville de Charleroi s’est dotée, en 2020, de la solution IA.Téléservices de l’intercommunale IMIO. Les citoyens et entreprises peuvent ainsi effectuer leurs demandes en ligne auprès de l’administration 24h/24, via PC ou smartphone, de manière sécurisée en accédant au suivi de l’état d’avancement de leurs dossiers. Tous les documents accessibles actuellement via l’E-guichet de l’État civil et Population seront intégrés dans le nouveau système et complétés par de nouveaux services en ligne. La solution IA.Téléservices propose en effet une large carte qui englobe près de 70 démarches administratives réparties en catégories (Etat civil, Population, Organisation d’Événement, Mobilité, Environnement, Enseignement, Commerce et Entreprise, Urbanisme, Logement, etc.).

En pratique, le citoyen s’identifie via le portail fédéral (carte eID, itsme ou application mobile/SMS/Token) ou avec un identifiant et un mot de passe pour les demandes moins sensibles. Une fois authentifié, le citoyen peut facilement compléter les formulaires relatifs à ses demandes et, lorsque cela sera nécessaire, effectuer ses paiements en ligne. « Cette solution rencontre les objectifs que la Ville de Charleroi poursuit en matière de transition numérique. Grâce au guichet électronique, le citoyen pourra disposer d’un point d’entrée unique, personnalisé, sécurisé et simple d’accès vers l’administration pour disposer de différents services en ligne », explique l’Échevin du Numérique Eric Goffart.

 

Le « doc event » digitalisé : une première en Wallonie

Organiser un événement ne s’improvise pas. Toute une série d’aspects importants sont à prendre en compte par l’organisateur et à analyser par l’autorité publique, de la sécurité à l’hygiène en passant le respect du voisinage.

Remplir une demande d’autorisation pour l’organisation d’un événement, le fameux « doc event », peut donc parfois s’avérer fastidieux au vu du nombre de questions auxquelles l’organisateur doit répondre sur tous les aspects inhérents à son organisation.

« La digitalisation permet de simplifier cette démarche et de gagner en efficacité et en interactivité » explique l’échevine des Fêtes. « Outre l’économie de dizaine de milliers de feuilles de papier, la longueur de la démarche administrative se voit raccourcie et la communication avec l’administration améliorée ».

Dès à présent, les organisateurs peuvent soumettre leur demande en ligne, connaître le statut de celle-ci et être tenus informés instantanément de son avancée. Il leur suffit de créer leur compte sur la plateforme e-guichet de Charleroi avec leur carte d’identité électronique ou l’application itsme, afin de sécuriser l’échange des données. Le formulaire « Organiser un événement à Charleroi » pourra être complété en quelques minutes, et permettra également l’ajout des annexes indispensables au bon suivi de la demande.

Une nouvelle procédure digitalisée au profit du citoyen qui permet à l’administration communale de traiter les dossiers dans les meilleurs délais tout en gagnant du temps et en optimisant l’utilisation des ressources.

 

Un vademecum pour accompagner les organisateurs d’événements

Outre la simplification des démarches administratives, la Ville améliore aussi son accompagnement en mettant désormais à disposition un vademecum pour répondre à toutes les questions qu’un organisateur peut se poser quant aux autorisations, aux délais, aux numéros utiles, aux assurances,… et ce, pour tous les types d’événement. Ce vademecum est également intégré au document en ligne. Quand un utilisateur aura besoin d’une information, il lui suffira de cliquer sur l’icône « info » pour consulter la page ad hoc.

 

Un guide sur la prévention et la réduction des risques en milieu festif 

A l’initiative de l’ASBL Greg et Mel, ce guide prévenant la consommation excessive de produits psychotropes (alcool, drogues,…) regroupe une série de conseils simples à mettre en place afin de garantir les meilleures conditions possibles pour les participants pendant et après l’événement.

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