Développement numérique

Charleroi | Investissement d’une plateforme en ligne pour faciliter vos démarches administratives

charleroi-plateforme-ligne-demarches-administratives

La Ville de Charleroi franchit un nouveau cap en matière de transition numérique. Sur proposition de l’Echevin du Numérique Eric Goffart, le Conseil communal a décidé de procéder à l’acquisition de la solution IA. Téléservices de l’intercommunale IMIO pour un montant de 86.862€. Cette commande réalisée sur base de la convention qui relie la Ville de Charleroi à l’intercommunale couvre les frais d’acquisition, de mise en oeuvre de la plateforme, de formation et de maintenance ainsi que le développement et l’intégration des sources authentiques (Registre national, Banque Carrefour
des Entreprises- BCE, base de données de la Ville).

Concrètement, il s’agit de doter la Ville de Charleroi d’une guichet citoyen multimodal, conçu pour augmenter l’offre de services numériques communaux, améliorer le service aux citoyens et simplifier le travail des agents. Les citoyens et entreprises pourront effectuer leurs demandes en ligne auprès de l’administration 24h/24, via PC ou smartphone, de manière sécurisée en accédant au suivi de l’état d’avancement de leurs dossiers.

En pratique, le citoyen pourra s’identifier via le portail fédéral (carte eID, itsme ou application mobile/SMS/Token) ou avec un identifiant et un mot de passe pour les demandes moins sensibles. Une fois authentifié, le citoyen pourra facilement compléter les formulaires relatifs à ses demandes et, lorsque cela sera nécessaire, effectuer ses paiements en ligne.

“Cette solution rencontre les objectifs que la Ville de Charleroi poursuit en matière de transition numérique. Grâce au guichet électronique, le citoyen pourra disposer d’un point d’entrée unique, personnalisé, sécurisé et simple d’accès vers l’administration pour disposer de différents services en ligne”, explique l’Échevin du Numérique Eric Goffart.

Signaler un dépôt clandestin ou un nid-de-poule

Tous les documents accessibles actuellement via l’E-guichet de l’Etat civil et Population seront intégrés dans le nouveau système et complétés par de nouveaux services en ligne. La solution IA. Téléservices propose une large carte qui englobe près de 70 démarches administratives. Réparties en catégories (Etat civil, Population, Organisation d’Evénement, Mobilité, Environnement, Enseignement, Commerce et Entreprise, Urbanisme, Logement, etc.), ces démarches permettraient par exemple de signaler la présence d’un dépôt clandestin ou d’un nid-de-poule en voirie, d’introduire une demande d’occupation de la voie publique, de déposer sa candidature pour l’acquisition d’un terrain ou encore d’introduire une demande d’organisation d’événement, de manifestation ou de cortège.
Un backoffice puissant permet aux responsables de la plateforme de créer ces formulaires intelligents, les éditer et les publier sur le site web de la ville. Le formulaire relatif à l’occupation des salles et plus largement à l’organisation d’événement sera l’un des premiers à être intégré sur la plateforme.

“Les résultats du Smart City Scan que nous avions commandé en début de législature avaient permis de prioriser deux initiatives qui touchent à la simplification administrative : la mise en place d’un formulaire intelligent pour simplifier la gestion des événements et la création d’un formulaire en ligne pour les demandes relatives à l’occupation privative de voirie”, poursuit Eric Goffart.

Actuellement, le citoyen doit trouver puis télécharger le formulaire de demande d’organisation d’un événement. Il doit ensuite remplir les 30 pages à la main, que ce soit pour un événement de 10 ou de 1.000 personnes. Une fois rédigé, le formulaire passe par divers services pour être, au final, présenté au Collège communal. La décision de cette autorité
compétente est alors notifiée au demandeur. Trop lourd et pas adapté, ce processus est par ailleurs très long : plus de 20 jours.

L’objectif est de passer de ce système archaïque à un processus plus performant et plus rapide. L’utilisation d’un formulaire intelligent permettrait à la Ville de mettre en place une meilleure organisation, de faire preuve de plus de transparence envers le citoyen et de disposer de statistiques. A terme, une réduction de la consommation de papier
d’environ 45.000 pages, ce qui représente un gain non négligeable au niveau de l’empreinte écologique de la Ville (sur base de 1.500 événements par an) est attendue.

Pour l’administration, les avantages de la plateforme IA.Téléservices sont nombreux : mise en place rapide et aisée de nouvelles pages dans le portail, création de formulaires en ligne de manière autonome, export/import de formulaires et création de workflow en ligne (succession d’étapes suivies par la demande d’un usager. Ce processus définit comment, où et qui traite la demande).

Développé en collaboration avec d’autres communes, l’outil sera publié sous licence libre afin de faciliter sa mutualisation, marque de fabrique d’iMio et ses membres.

La plateforme IA. Téléservices devrait être opérationnelle au printemps 2021. Les prochains mois seront consacrés au développement et à la formation des agents communaux.

“Les formulaires électroniques liés aux différentes démarches que l’on souhaite digitaliser seront intégrés progressivement. Nous avons décidé d’avancer step by step : la première étape a consisté à mettre en oeuvre un seul et même portail commun à tous les départements. Comme nous avons pu le constater lors des Etats généraux du Numérique, tous les échevins sont concernés par la transition numérique et il est primordial de mener une politique globale et transversale en la matière, au risque de multiplier et de disperser les outils. Avec IA.Téléservices, nous rencontrons ce premier objectif ! Le second sera de s’assurer de la performance du back office pour que les demandes introduites par les citoyens obtiennent le meilleur suivi”, précise Eric Goffart.